فهرست مطالب مقاله
معرفی روش داده پردازی آلن
روش داده پردازی آلن یک سیستم مدیریت کار است که توسط دیوید آلن ابداع شد. روش داده پردازی آلن مبتنی بر یک حقیقت ساده است: هرچه اطلاعات بیشتری در ذهن شما قرار داشته باشد رسیدگی به آنها دشوارتر می‌شود. در نتیجه زمان و انرژی بیشتری را صرف فکر کردن به آن وظیفه می‌کنید تا این که واقعاً آن را انجام دهید.
“سندبادسل، بازاربزرگ عمده فروشی کالا با تنوعی بالا از محصولات به قیمت عمده، مرجع خرید تجار و بازرگانان ایرانی و خارجی و مرجع محصولات عمده ایرانی”
هنگامی که اطلاعات در ذهن شما انباشته می‌شود منجر به استرس، فشار مضاعف و عدم اطمینان در شما می‌شود. آلن مشاهده کرد که مغز ما در پردازش اطلاعات بهتر از ذخیره آن عمل می‌کند. روش داده پردازی آلن بیان می‌کند که چگونه می‌توانیم تمام مشغولیات ذهنی خود را در یک سیستم خارجی رها کنیم، سپس آن را سازماندهی کنیم و در زمان مناسب بر روی کار مناسب تمرکز کنیم. بنابراین بدون نگرانی از اینکه چه کاری را باید اول انجام دهید و یا نباید فراموش کنید بر روی کارهایتان اولویت‌بندی و تمرکز می‌کنید.
روش داده پردازی آلن را در موارد زیر امتحان کنید:
- نگران فراموش کردن جزئیات کوچک هستید
- در زندگی و شغل خود کارهای زیادی برای انجام دادن دارید
- پروژه‌های زیادی در دست دارید که اتمام آنها با مشکل روبرو شده است
- به خاطر کارهای زیادی که باید پیگیری کنید دچار سردرگمی شده‌اید
مراحل روش داده پردازی آلن
- جمع آوری
- شفاف‌سازی
- سازماندهی
- بررسی
- گام اول جمع آوری
اولین مرحله روش داده پردازی آلن جمع آوری داده‌ها است. قبل از اینکه شروع به انجام کاری کنید، فهرستی از چیزهایی که باید از نظر فیزیکی و ذهنی به آنها رسیدگی کنید تهیه کنید. به عنوان مثال:
- پروژه‌هایی که در حال انجام آن هستید
- قولی که به همسر خود داده‌اید
- نامه‌ها و ایمیل‌هایی که باز نکرده‌اید
- سفر به کشوری که آرزویش را داشتید
- یک فریزر قدیمی در گاراژ که باید فروخته شود
نکته اساسی در این مرحله این است که تمامی اطلاعات و کارهایی که به ذهن شما می‌رسد از قبیله رویدادها، افکار، توصیه‌ها و غیره را باید جمعآوری و بلافاصله در یک جعبه ذخیره کنید. این جعبه می‌تواند به دو شکل فیزیکی و یا دیجیتال وجود داشته باشد. هدف از داشتن این جعبه جمعآوری هرج و مرج افکار شما به منظور رسیدگی به آنها است.
این جعبه می‌تواند به شکل صندوق ورودی، چک لیست، نوت پد و یا پست صوتی باشد که در آن ایده‌های جدید و یادداشت‌های خود را وارد می‌کنید.
در این مرحله نیازی به رسیدگی و انجام کارهای دم دست نیست. تا زمانی که افکار خود را جمعآوری نکرده باشید نمی‌توانید به شیوه کارآمد به آنها رسیدگی کنید.
- شفاف‌سازی
هدف از این قسمت شفاف‌سازی داده‌ها برای اقدامات بعدی است. برای روشن شدن بهتر این موضوع به سه سوال زیر در هنگام مرور جعبه خود پاسخ دهید:
- چه کاری است که باید انجام شود؟
- نتیجه مطلوب چیست؟
- قدم‌های بعدی چه می‌تواند باشد؟
مثال‌های زیر را در نظر بگیرید:
مثال اول: دوست شما جانی خواسته است که متن ارائه او را مورد بررسی کنید
- چه کاری باید انجام شود؟ بررسی و خواندن متن ارائه
- نتیجه مطلوب چیست ؟ ارائه بازخورد واضح و مفید به جانی
- اقدام بعدی: خواندن ارائه و نظر دهی و حاشیه نویسی
مثال دوم: دعوت به تولد خصوصی مارک در بیست و هشتم آوریل
- برنامه چیست ؟ رویدادی که باید در آن حضور داشت
- نتیجه مطلوب: حضور به عنوان یک دوست عالی در مراسم جشن تولد مایک
- اقدامات بعدی: پاسخ به دعوت نامه، فکر کردن در مورد هدیه، جستجو برای تم دزد دریایی تولد
ویوید آلن
- سازماندهی
مرحله بعدی روش داده پردازی آلن سازماندهی اقدامات است. مرحله سازماندهی مرحله‌ای است که باید به کارهای خود سر و سامان دهید و به آنها نظم ببخشید.
در این مرحله تصمیم می‌گیرید که برای هر یک از داده‌هایی که جمعآوری کرده اید چه اقدامی باید انجام دهید. در حقیقت سازماندهی به معنای خالی کردن جعبه یا کشو و تعریف یک عمل اجرایی برای مواردی است که در مرحله اول جمع آوری کرده اید. بسیاری افراد انجام یک عمل خاص را دشوار می‌بینند زیرا نمی‌دانند که چه کاری باید انجام دهند. قبل از هر چیزی باید مشخص کنید که کدام داده‌ها قابل اجرا و کدام داده‌ها غیر قابل اجرا هستند:
داده‌های قابل اجرا داده‌هایی هستند که باید بر روی آنها کاری انجام دهید. به عنوان مثال باید به یک ایمیل پاسخ دهید و دعوت در یک جلسه را بپذیرید.
داده‌های غیر قابل اجرا نیاز به کار خاصی ندارند و بهتر است این داده‌ها را در جایی ذخیره کنید: مانند فایل یا سند.
“خرید و فروش عمده محصولات صنایع دستی به راحتی چند کلیک ! سندبادسل بزرگترین پلتفرم آنلاین خرید و فروش عمده“
در حقیقت مرحله سازماندهی روش داده پردازی آلن شامل اقدامات زیر است:
- انجام
- واگذاری
- به تعویق انداختن اقدامات بعدی
- مرتب کردن موارد مفید و غیر قابل اجرا در جای مناسب
- حذف موارد باقیمانده غیر ضروری
برای سازماندهی کارها نیاز به ابزارهای زیر دارید:
- تقویمی برای درج جلسات، رویدادها و اقدامات حساس به زمان
- روشی برای یادداشت برداری از فهرست کارها، نتایج، برنامه‌ها و ایده‌ها
- یک سیستم بایگانی برای ذخیره اطلاعاتی که نیاز به ارجاع دارند
- یک سطل زبالهبرای حذف مواردی که دیگر اهمیت و یا نیازی ندارند
به کمک این ابزارها و مواردی که در جعبه اولیه شفاف‌سازی کردید، ۵ اقدام زیر را پیش رو دارید:
- اگر انجام دادن آن کار کمتر از ۲ دقیقه به طول می‌انجامد، آن را سریع انجام دهید. به عنوان مثال پاسخ دادن به ایمیل زمان بسیار کمی می‌برد. پس آن را فوراً انجام دهید و به بعد موکول نکنید.
- اگر کاری قابل واگذاری به دیگری است آن را به شخص دیگر واگذار کنید.
- اگر داده‌ای قابل اجرا نیست مانند فایل، سند، مقاله، اطلاعات تماس و غیره آن را در یک فایل جداگانه ذخیره کنید.
- اگر قرار است کاری را در تاریخ یا زمان مشخص انجام دهید آنرا در نرم افزار تقویم زمان برنامه ریزی کنید.
اجازه دهید که مثال دوم را از دعوت نامه تولد خصوصی مایک مرور و بررسی کنیم تا مسئله برای شما واضح‌تر شود.
“رایگان و بدون کارمزد، از یک کلیو تا یک کشتی از محصولات غذایی،آرایشی بهداشتی و صنایع دستی رو در سایت سندبادسل بفروش. کافیه فقط ثبت نام کنی!!!! “
مثال: دعوت نامه به تولد خصوصی مارک در بیست و هشتم آوریل
- برنامه چیست؟ رویدادی که باید در آن حضور داشت
- نتیجه مطلوب؟ حضور به عنوان یک دوست عالی در مراسم جشن تولد مایک
- اقدامات بعد؟ پاسخ به دعوت نامه، فکر کردن در مورد هدیه، جستجو برای تم دزد دریایی تولد
فرض کنید امروز سوم مارس است. بر اساس موارد شفاف‌سازی شده بالا شما باید اقدامات زیر را انجام دهید:
- انجام دادن: ایمیل خود را چک می‌کنید و با ارسال یک ایمیل به دعوت نامه مایک پاسخ مثبت می‌دهید ( این کار کمتر از ۲ دقیقه طول می‌کشد)
- اضافه کردن جزئیات تولد مایک به تقویم
- واگذاری: به دستیار خود ایمیل می‌زنید و از او می‌خواهید چند گزینه برای لباس دزد دریایی با قیمت زیر ۱۰۰ دلار جستجو کند.
- به تعویق انداختن: ایده‌های خرید هدیه را به فهرست اقدامات بعدی خود اضافه می‌کنید.
- مرتب کردن: دعوت نامه چاپ شده مایک را در یک پوشه ذخیره می‌کنید.
- حذف کردن: دعوت نامه را حذف می‌کنید.
روش داده پردازی آلن
- بررسی
مرحله بررسی به اندازه مراحل قبل روش داده پردازی آلن اهمیت دارد. در این مرحله داده‌هایی که جمعآوری و سازماندهی کرده‌اید را بررسی کنید. هر هفته به سراغ فهرست انجام کارها و یا تقویم زمانی خود بروید تا همواره به یاد داشته باشید چه کارهایی را باید انجام دهید. همچنین همواره این فهرست را به روز رسانی کنید و تعهدات آینده را مورد بررسی قرار دهید.
